Tugas 4.1 Surat Menyurat

Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

Fungsi surat adalah sbb:

1.Sebagai media komunikasi 

2.Sebagai bukti tertulis 

3.Sebagai pedoman kerja dan bertindak

4.Sebagai wakil / duta organisasi

5.Sebagai dokumentasi

6.Sebagai alat pengingat

7.Sebagai bukti historis dan bukti keamanan

Syarat - Syarat Surat Yang Baik

1. Jelas

Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri

2. Benar

Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.

3. Sopan

Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun. 

4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele

Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.

5. Lengkap

Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.

6. Menarik

Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.

Bagian- bagian Surat

Bagian- bagian surat meliputi hal- hal berikut.

a. Kepala Surat

Kepala surat berfungsi sebagai identitas diri bagi suatu instansi, yang meliputi

1) nama instansi,

2) lambang atau logo instansi,

3) alamat,

4) kode pos,

5) nomor telepon,

6) nomor faksimile atau e-mail.

b. Tempat dan tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu ditulisnya surat. Apabila lokasi penulisan surat sudah sinyatakan dalam kepala surat, maka tempat surat tidak perlu disebutkan lagi.

c. Nomor Surat

Nomor surat biasanya meliputi

1) nomor urut penulisan surat,

2) kode surat,

3) angka tahun.

Nomor surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan ketentuan yang berlaku di dalam instansi yang bersangkutan.

d. Lampiran

Lampiran merupakan penjelas atau jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.

e. Hal

Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat.

f. Alamat Surat

Ada dua macam alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam.

1) Alamat Luar

Alamat luar adalah alamat yang berada pada sampul surat. Alamat luar harus lengkap dan jelas.

2) Alamat Dalam

Alamat dalam ditulis langsung pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinyalah yang berhak menerima surat itu. Penulisan alamat dalam surat tidak perlu didahului kata kepada.

g. Salam Pembuka

Salam pembuka lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan salam pembuka dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

h. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini karena bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaiakan penulisnya.

Isi surat dinas terbagi atas tiga bagian.

1) Alinea Pembuka

Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan yang hendak disampaikan.

2) Alinea Isi

Alinea isi merupakan tempat menampung maksud- maksud pokok dari penulis surat. Bagian isi bisa lebih dari satu alinea. Setiap alineanya menyatakan satu maksud atau pesan- pesan pokok.

3) Alinea Penutup

Alinea penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.

i. Salam Penutup 

Salam penutup yang biasa digunakan adalah hormat saya, hormat kami, salam kami, atau wasalam.

j. Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan

Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat.

k. Tembusan

Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang mendapatkan surat tersebut.


Contoh Surat

Sumber:
http://khairul-anas.blogspot.com/2012/02/surat-bahasa-indonesia.html
http://tata-usaha.blogspot.com/2011/06/syarat-syarat-surat-yang-baik.html
https://febianputra.wordpress.com/2012/07/01/pengertian-surat-macam-macam-dan-contoh-surat/
http://rama-14.blogspot.com/2012/06/fungsi-surat.html